Review System
Qué es el Sistema de Revisión
El Sistema de Revisión es una función que permite a los equipos tener un control más granular sobre el contenido de sus documentos al tener un nuevo rol de usuario, el Revisor, quien es responsable de verificar y aprobar cualquier cambio realizado en los documentos, el contenido de los documentos o la configuración del espacio.
El Sistema de Revisión puede activarse a nivel de Espacio. Todos los Espacios recién creados tienen el Sistema de Revisión DESACTIVADO por defecto. Un Administrador puede activar el Sistema de Revisión para cada espacio manualmente. De esta manera, puedes tener un mejor control sobre el contenido de tus portales públicos mientras dejas los Espacios del equipo interno fuera del Sistema de Revisión para ediciones más rápidas.
Qué sucede cuando se crea un Borrador para un documento:
- Se creará una versión Borrador del documento y podrá ser editada por los usuarios
- La versión Original se mantiene, y puedes cambiar entre la versión Original y la versión Borrador
- Si publicas tu Espacio, solo se publicará la versión Original.
- Un documento en Borrador puede ser revisado y fusionado por un Revisor
- Un Borrador puede ser revisado y descartado por un Revisor; después de esto, el Borrador es eliminado
Cómo habilitar el Sistema de Revisión
Ve a Configuración del Espacio / pestaña General y activa o desactiva el Sistema de Revisión.
Editar, revisar y fusionar documentos
Una vez que el Sistema de Revisión esté habilitado, el flujo de edición de un documento cambiará. Ahora tendrás que crear un borrador para cada documento que quieras modificar. Un documento solo puede tener un borrador activo y estará disponible para que todos lo vean y editen.
Ve a cualquier documento y entra en modo Borrador haciendo clic en el Editar borrador desde la barra de opciones del documento
Se crea un borrador y ahora puedes empezar a editar el documento. Puedes ver encima del título del documento que tienes 2 versiones del documento actual: Original y Borrador.
Cada vez que navegues a un documento, verás la versión Original. Si quieres editar, cambia manualmente a la versión Borrador
Mientras editas un borrador, haz clic en el botón Revisar en el lado derecho de la barra de opciones del documento para:
- Ver diferencias
- Solicitar revisión
- Revisar y fusionar
Ver diferencias: esta opción abrirá una nueva ventana donde podrás ver todos los cambios hechos en el borrador comparado con el original.
Solicitar revisión: esta opción enviará una notificación a los usuarios con permisos de Revisión en este Espacio. Úsalo cuando hayas completado tu trabajo y necesites validación de un Revisor.
Si eres un Revisor y recibes esta notificación, solo haz clic en ella y te llevará al documento mencionado.
Revisar y fusionar: esta opción solo está disponible para usuarios con permisos de Revisión.
Si eres un Revisor y quieres Revisar y Fusionar o Descartar un Borrador, haz clic en esta opción y se abrirá una nueva ventana con una vista de diferencias y 2 botones: Descartar borrador y Fusionar borrador.
Hacer clic en Descartar eliminará el Borrador y volverá a la versión Original
Hacer clic en Fusionar el Borrador reemplazará la versión Original.
Revisar y Publicar
Mientras el Sistema de Revisión esté habilitado para un Espacio, se agrega un nuevo paso antes de publicar.
El botón Publicar ahora se reemplaza por Revisar y Publicar.
Revisar y Publicar es una nueva ventana que le permitirá revisar todos los cambios realizados desde la última publicación del Espacio.
Así es como funciona:
Documentos - aquí, tú verás una lista de documentos recién añadidos y documentos eliminados
Este menú es puramente informativo y no puedes realizar ninguna acción aquí con respecto a los documentos.
Borradores - este menú muestra todos los documentos que tienen un borrador activo.
Si tienes permisos de Revisión, puedes fusionar los borradores directamente desde este menú y luego publicar el Espacio.
Configuración del Espacio - analiza los cambios realizados en la Configuración del Espacio
Navega a tu contenido publicado
